Regulamin programu społecznego „Aktywni Charytatywni”

1. Definicje

Ambasador – osoba wspierająca i uczestnicząca w programie „Aktywni Charytatywni”. Funkcję Ambasadora mogą pełnić osoby, którzy dobrowolnie wyrażą taką wolę np. w postaci elektronicznej wiadomości. Zadaniem Ambasadora będzie wsparcie Organizatora akcji. Z tytułu pełnionej funkcji Ambasadora uczestnikowi nie przysługuje żadne świadczenie od Organizatora.

Aktywność – wybrana aktywność związana z wysiłkiem fizycznym Uczestnika w ramach której możliwa jest rejestracja osiągniętych postępów za pomocą dowolnej aplikacji, zliczającej rzeczywistą ilość przebytych kilometrów; np. jazda na rowerze/rolkach/hulajnodze/nartach, bieganie/spacerowanie/marsz/szybki chód/trekking, spływ kajakowy.

Beneficjent – Partner CSR (z wyłączeniem osób fizycznych), wybrany w trybie określonym w Regulaminie, z którym Organizator zawrze Umowę CSR, na podstawie której Partnerowi CSR zostanie przekazana przez Organizatora Kwota wsparcia w ramach danej edycji Programu.

Formularz rejestracyjny – formularz w formie elektronicznej, potwierdzający wolę uczestnictwa w Programie, który może zostać złożony przez:

1) pracownika spółki Grupy ENERGA/ORLEN;

2) emerytowanego pracownika spółki Grupy ORLEN;

3) uczestnika spoza Grupy ORLEN.

Formularz rejestracyjny uczestnika znajduje się pod adresem strony www.acha.energa.pl

Formularz sprawozdawczy – formularz w formie elektronicznej, potwierdzający realizację przez Uczestnika Programu przebytych Kilometrów, składany raz w miesiącu lub w innej częstotliwości określonej przez Organizatora, nie później niż w terminie określonym w pkt 8.1. Regulaminu;

Kilometr/Kilometry – jednostka odległości zarejestrowana przez danego Uczestnika w okresie trwania danej edycji Programu, za pośrednictwem dowolnej aplikacji rejestrującej postępy w ramach Aktywności. Suma Kilometrów wypracowanych przez wszystkich Uczestników w ramach danej edycji Programu stanowi podstawę do przeliczenia Kwot wsparcia do przekazania na rzecz Beneficjentów.

Konto Uczestnika – konto tworzone przez osobę zamierzającą zostać Uczestnikiem – poprzez wypełnienie na stronie www.acha.energa.pl i przesłanie do Organizatora Formularza rejestracyjnego.

Komisja – ciało powołane przez Organizatora (uchwałą Zarządu) odpowiedzialne za wybór Beneficjentów dla danej edycji Programu. Członkami Komisji są: przedstawiciele Organizatora Programu, w tym Wydziału Projektów Społecznych oraz Biura Zrównoważonego Rozwoju.

Kwota wsparcia – kwota stanowiąca całość (w przypadku wyboru przez Komisję tylko jednego Beneficjenta w ramach danej edycji Programu) lub część (w przypadku wyboru przez Komisję większej liczby Beneficjentów w ramach danej edycji Programu) kwoty wypracowanej przez Uczestników w ramach danej edycji Programu, którą Organizator zobowiązuje się przekazać na rzecz określonego Beneficjenta zgodnie z Umową CSR i po prawidłowym wykonaniu zobowiązań Beneficjenta lub spełnieniu innych przesłanek określonych w Umowie CSR lub w Regulaminie.

Nagroda – nagroda, o której mowa w pkt 8.5, którą Organizator przekaże najbardziej aktywnym Uczestnikom danej edycji Programu.

Organizator – Energa Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku (80-309), przy Al. Grunwaldzkiej 472, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez SądRejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000271591, z kapitałem zakładowym w kwocie 4.521.612.884,88 złotych (opłaconym w całości), posiadająca numer identyfikacji podatkowej (NIP) 957-095-77-22, REGON 220353024. Spółka należy do Grupy ORLEN. Rolą Organizatora jest koordynacja przebiegu Programu, organizacja działań i aktywności promujących Program, komunikacja poszczególnych etapów Programu, zapewnienie ciągłości funkcjonowania dedykowanej Programowi strony pod adresem www.acha.energa.pl, zabezpieczenie środków finansowych w ramach Umów CSR podpisywanych z wybranymi Beneficjentami i przekazanie środków – kwot wsparcia Beneficjentom, zgodnie z Regulaminem, oraz wystawienie zaświadczeń po zakończeniu danej edycji Programu, po odbytym wolontariacie, na życzenie Uczestnika Programu ogłoszenie wyników danej edycji oraz zabezpieczenie środków finansowych i przekazanie nagród wyłonionym liderom kategorii o których mowa w pkt 8.5. Regulaminu, z zastrzeżeniem pkt 8.6.

Program – Program „Aktywni Charytatywni” o którym mowa w niniejszym Regulaminie.

Ranking końcowy – podsumowanie końcowe tworzone w oparciu o całkowitą liczbę Kilometrów przebytych i zarejestrowanych przez Użytkowników w ramach danej edycji Programu za pośrednictwem panelu użytkownika na dedykowanej Programowi stronie internetowej.

Regulamin – niniejszy dokument, określający założenia oraz zasady realizacji Programu.

Uczestnik – osoba spośród poniższych kategorii, która zgłosiła swój udział w danej edycji Programu i która zapoznała się z Regulaminem oraz treścią klauzuli informacyjnej określonej w pkt 9 Regulaminu:

1) pracownik spółki Grupy ORLEN;

2) emerytowany pracownik spółki Grupy ORLEN;

3) uczestnik spoza Grupy ORLEN;

4) Uczestnik zespołowy/rodzinny – oznacza osoby, które wykonują Aktywność w ramach danej edycji Programu – w zespole/rodzinie. Obowiązkiem uczestnika zespołowego/rodzinnego jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem oraz treścią klauzuli informacyjnej określonej w pkt 9 Regulaminu. Uczestnik zespołowy/rodzinny jest traktowany tak jak Uczestnik. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Uczestniku należy przez to rozumieć również Uczestnika zespołowego/rodzinnego, o ile z danego postanowienia Regulaminu nie wynika inaczej.

Umowa CSR – oznacza umowę zawieraną przez Organizatora z podmiotem zewnętrznym – Partnerem CSR w przedmiocie wykonania działań wspierających realizację Strategii ZR oraz SDGs, w postaci realizacji określonych zobowiązań, za których wykonanie Partner CSR otrzyma Kwotę wsparcia w ramach danej edycji Programu. Partner CSR – podmiot zarejestrowany w Polsce i nie będący partią polityczną, ani osobą fizyczną (chyba że prowadzi działalność gospodarczą), z którym Energa SA zawiera Umowę CSR.

 

2. Cele/adresaci Programu

2.1. Program skierowany jest do wszystkich osób mogących być Uczestnikami Programu.

2.2. Głównym założeniem Programu jest mobilizacja pracowników spółek z Grupy ENERGA/ORLEN oraz ich najbliższego otoczenia – do różnych form aktywności fizycznej, przy jednoczesnym zaangażowaniu pracowników w wolontariat pracowniczy oraz promowanie idei bezpiecznego i zrównoważonego transportu.

2.3. Dodatkowymi celami Programu są:

2.3.1. promowanie idei Dobre zdrowie i jakość życia - cele Zrównoważonego Rozwoju: Cel SDG nr 3

2.3.2. promowanie idei Czysta i dostępna energia - cele Zrównoważonego Rozwoju: Cel SDG nr 72.3.3. promowanie idei Mniej nierówności - cele Zrównoważonego Rozwoju: Cel SDG nr 10

2.3.4. promowanie idei Zrównoważone miasta i społeczności - cele Zrównoważonego Rozwoju: Cel SDG nr 11

2.3.5. pogłębianie wiedzy na temat zasad bezpiecznej i kulturalnej jazdy na rowerze.

2.4. Organizator, na zasadach określonych w Regulaminie, po zakończeniu danej edycji Programu zobowiązany jest przekazać poszczególnym Beneficjentom wybranym przez Komisję na zasadach opisanych w pkt 7 Regulaminu – Kwotę wsparcia ustaloną dla danego Beneficjenta.

 

3. Postanowienia ogólne

3.1. Program prowadzony jest w edycjach przypadających w poszczególnych latach kalendarzowych. Terminy realizacji poszczególnych edycji Programu będą określane w komunikatach dot. inauguracji edycji Programu na dany rok kalendarzowy.

3.2. Wszelkie czynności związane z realizacją Programu koordynowane będą przez dedykowany zespół Aktywni Charytatywni (ACHA), działający u Organizatora i ew. powołanych w tym celu Ambasadorów.

3.3. Organizator jest zobowiązany do przekazania pracownikom spółek z Grupy ENERGA/ORLEN następujących informacji: terminu nadsyłania i sposobu przyjmowania Formularza rejestracyjnego i Formularza sprawozdawczego, informacji o przetwarzaniu danych osobowych (klauzula informacyjna Organizatora) oraz ewentualnego, dodatkowego zakresu działań po stronie Organizatora. Pozostałe osoby mogące być Uczestnikami Programu mogą uzyskać powyższe informacje zapoznając się z nimi na dedykowanej Programowi stronie internetowej.

3.4. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji, zawieszenia, unieważnienia lub zakończenia Programu, jeśli nie ma gwarancji, że zostanie przeprowadzony w sposób uczciwy lub prawidłowy, np. z powodów technicznych, a także do przedłużenia danej edycji Programu.

 

4. Zasady uczestnictwa

4.1. Uczestnictwo w Programie jest dobrowolne i bezpłatne.

4.2. Warunkiem uczestnictwa w Programie jest zarejestrowanie Konta Uczestnika.

4.3. Uczestnik podczas rejestracji wskazuje czy ma ukończone 18 lat, czy też rejestruje osobę niepełnoletnią jako opiekun/rodzic.

4.4. Aby możliwe było ewidencjonowanie Kilometrów przebytych przez Uczestnika, Uczestnik po utworzeniu Konta Uczestnika musi założyć dodatkowe konto w dowolnej wybranej przez siebie aplikacji, która umożliwia zliczanie przebytych Kilometrów w ramach Aktywności oraz wskazanie jej rodzaju (dyscypliny sportowej). Uczestnik pobiera i instaluje dowolną aplikację na urządzeniu mobilnym. Dopuszcza się też ewidencjonowanie Kilometrów za pomocą zegarka/smartbandów lub liczników podpiętych pod urządzenia do uprawiania danej Aktywności – wymaga to wówczas odpowiedniej dokumentacji zdjęciowej.

4.5. Uczestnik po zalogowaniu się na swoje Konto Uczestnika zobowiązany jest do elektronicznego przesyłania Formularza sprawozdawczego, wpisując dane o przebytych Kilometrach w podane rubryki oraz dołączając zrzut ekranu z zainstalowanej aplikacji na urządzeniach, o których mowa w pkt 4.4. lub inne zdjęcie dowodowe. Dane powinny być przesyłane w ramach Formularzy sprawozdawczych dotyczących danego miesiąca kalendarzowego, chyba że Organizator wskaże inaczej. Przedstawione zrzuty ekranu/zdjęcia dowodowe muszą odpowiadać rzeczywistym wynikom Uczestnika/osobom działającym w ramach Uczestnika zespołowego/rodzinnego. Dane należy przesłać nie później niż w terminie wskazanym w pkt 8.1. zd. 2.

4.6. W przypadku Uczestnika zespołowego/rodzinnego – wystarczy założenie dla wszystkich osób uczestniczących w ramach danej Aktywności jako Uczestnik zespołowy/rodzinny – jednego Konta, Uczestnika oraz jednego konta, o którym mowa w pkt 4.4. Uczestnik taki musi dodatkowozaznaczyć w komentarzu, ile osób uczestniczyło w uprawianej Aktywności oraz dołączyć zdjęcie zespołu/rodziny, która brała z nim udział w tej Aktywności.

 

5. Organizator

5.1. Organizator zapewnia przygotowanie i obsługę administracyjną Programu; w szczególności:

5.1.1. jest uprawniony do interpretacji postanowień Regulaminu

5.1.2. jest uprawniony do odpowiedzi na pytania Uczestnika dotyczące Programu;

5.1.3. przygotuje system ewidencji pokonanych kilometrów;

5.1.4. przygotuje materiały informacyjne;

5.1.5. przeprowadzi działania o charakterze edukacyjnym;

5.1.6. będzie przekazywać informacje o wydarzeniu specjalnym, o ile będzie realizowane przez Organizatora, związanym z Programem, przy czym Uczestnik zobowiązany będzie do poniesienia we własnym zakresie kosztów związanych z uczestnictwem w wydarzeniu specjalnym, wynikającym z konieczności nabycia usług bezpośrednio u podmiotów trzecich jak np. koszty biletów, ubezpieczenia, zakwaterowania i wyżywienia. Orientacyjne koszty, o których mowa w zdaniu poprzednim albo ich rodzaj będą podawane każdorazowo przed rozpoczęciem wydarzenia;

5.2. Organizator nie zapewnia i nie ponosi kosztów zakupu sprzętu i akcesoriów niezbędnych do udziału w Programie ani kosztów ich eksploatacji, nie odpowiada za ich zniszczenie lub uszkodzenie podczas lub w związku z udziałem w Programie.

5.3. Organizator kontaktuje się z Uczestnikami telefonicznie lub wykorzystując do tego adres e-mail w domenie „energa.pl” (lub - w przypadku braku e-mail w domenie energa.pl - inny adres e-mail zadeklarowany przez Organizatora) lub publikując komunikaty w Intranecie i na stronie Programu pod adresem www.acha.energa.pl oraz za pośrednictwem konta Aktywni Charytatywni na platformie społecznościowej Facebook lub innej drodze kontaktu wskazanej przez Organizatora.

5.4. Wszelkie informacje nadesłane rzekomo przez Organizatora, lecz przesłane za pomocą innych sufiksów e-mail niż energa.pl (na przykład hotmail.com, yahoo.com), powinny być traktowane jako podejrzane i przesyłane do Organizatora.

5.5. Organizator zaleca nie odpowiadać na korespondencję związaną z Programem, gdy nie ma pewności, że pochodzi ona od Organizatora. W przypadku wątpliwości należy kontaktować się z Organizatorem.

5.6. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia z Programu Uczestnika, w odniesieniu, do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie dokonywania manipulacji danymi, przekazywania nieprawdziwych informacji lub podejmowania innych nieetycznych działań. Nadto Organizator może wykluczyć z Programu Uczestnika w razie powzięcia wiedzy o niestosowaniu się przez niego w związku z uczestnictwem w Programie do przepisów o charakterze powszechnie obowiązującym, w tym zasad ruchu drogowego lub do postanowień niniejszego Regulaminu. Kilometrów zaewidencjonowanych przez Uczestnika wykluczonego nie uwzględnia się w Rankingu końcowym, a także przy ustalaniu ostatecznej Kwoty wsparcia.

5.7. Kontakt z Organizatorem w sprawach, o których mowa w pkt 5.1.1., 5.1.2., 5.4. oraz 5.5. powinien się odbywać za pośrednictwem korespondencji elektronicznej (adres Organizatora: rowery@energa.pl).

 

6. Uczestnik

6.1. Uczestnik zobowiązuje się zadbać o stan techniczny sprzętu, z którego będzie korzystał na potrzeby uczestnictwa w Programie oraz – w przypadku korzystania z roweru - o jego obowiązkowe wyposażenie (w szczególności dzwonek, element odblaskowy z przodu barwy białej,z tyłu barwy czerwonej o kształcie innym niż trójkąt, co najmniej jeden sprawnie działający hamulec, światło z przodu barwy białej i czerwone z tyłu).

6.2. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że Organizator zaleca używanie podczas jazdy na rowerze, hulajnodze, nartach, rolkach lub w innych Aktywnościach w których występuje ryzyko urazów – odzieży ochronnej (w szczególności kasku ochronnego).

6.3. Zgłaszając swój udział w Programie, Uczestnik zobowiązuje się stosować się do postanowień Regulaminu.

6.4. Uczestnik bierze udział w Programie na własną odpowiedzialność, w szczególności Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody na osobie lub mieniu powstałe w związku z udziałem Uczestnika w Programie. Powyższe nie ogranicza uprawnień pracownika spółki Grupy ENERGA do dochodzenia świadczeń związanych z wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, jeśli świadczenia takie przysługują jemu w świetle powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

6.5. Organizator nie zapewnia Uczestnikowi ubezpieczenia.

6.6. Uczestnik Programu może zostać poproszony o wzięcie udziału w działaniach informacyjnych podsumowujących Program bez dodatkowej zapłaty lub konieczności uzyskania odrębnej zgody.

6.7. W dowolnie wybranym momencie Uczestnik może zrezygnować z udziału w Programie, bez podania przyczyny, poprzez wysłanie rezygnacji drogą mailową do Organizatora pod adres rowery@energa.pl lub inną drogą wskazaną przez Organizatora.

6.8. W przypadku rezygnacji, zaewidencjonowane przez Uczestnika kilometry nie przepadają i będą brane pod uwagę w Rankingu końcowym.

6.9. Organizator wyróżnieni najbardziej aktywnych uczestników Programu w trybie opisanym w pkt 8.5.

 

7. Beneficjenci, Kwota wsparcia

7.1. Beneficjentem w ramach danej edycji Programu może być podmiot zdolny do bycia Partnerem CSR wpisany na listę prowadzoną przez Komisję, w tym spośród kandydatów wskazanych w trybie pkt 8.8. i 8.9.

7.2. Dla każdej edycji Programu – Komisja wybierze Beneficjenta albo Beneficjentów, z listy, o której mowa w pkt 7.1., biorąc pod uwagę rekomendacje lub wyniki głosowania, o których mowa w pkt 8.8. i 8.9., jak również to czy placówka Beneficjenta mieści się na obszarze działania OSD oraz to, czy jest już wspierana przez Organizatora. Co najmniej 5 wyłonionych Beneficjentów będzie realizować swoją działalność na terenie OSD.

7.3. Umowy CSR będą zawierane z Beneficjentami w roku następującym po roku zakończeniu danej edycji Programu.

7.4. Organizator w zależności od budżetu przyjętego na dany rok, w którym środki mają być wypłacone, zobowiązuje się przekazać na rzecz poszczególnych Beneficjentów Kwoty wsparcia w łącznej wysokości – do 300 000 zł. Środki zostaną przekazane zgodnie z Umową CSR zawartą z danym Beneficjentem. Docelowo wspartych zostanie 10 Beneficjentów w równych kwotach, do 30.000 zł każdy.

7.5. Kwoty wsparcia opiewające łącznie na kwotę do 300.000 zł, o której mowa w pkt 7.4., zostaną wypłacone Beneficjentom w ramach Umów CSR pod warunkiem pokonania przez Uczestników 300 000 Kilometrów w ramach danej edycji Programu. W przypadku osiągnięcia mniejszej liczby Kilometrów w ramach danej edycji Programu – Organizator nie ma obowiązku wypłacania całej kwoty, o której mowa w zd. 1, która może być w szczególności pomniejszona w stosownej proporcji według przelicznika – 1 Kilometr = 1 zł, z zastrzeżeniem pkt 7.6.

7.6. Organizator może przyznać Beneficjentom w ramach Umów CSR Kwoty wsparcia opiewające łącznie na pełną kwotę 300.000 zł również w przypadku nie osiągnięcia 300 000 Kilometrów w ramach danej edycji Programu jako dodatkowe wsparcie.8. Przebieg Programu

8.1. Program realizowany jest w edycjach, o których mowa w pkt 3.1. Po zakończeniu danej edycji Programu, przesyłanie Formularzy sprawozdawczych z Aktywności możliwe będzie w terminie wyznaczonym przez Organizatora, nie dłuższym niż 15 dni od zakończenia każdego roku kalendarzowego.

8.2. Uczestnik Programu podczas Aktywności pokonuje Kilometry, które ewidencjonowane są za pośrednictwem dowolnej aplikacji i przesyłane w celu potwierdzenia do Organizatora, a następnie przeliczone zostają przez Organizatora na wsparcie finansowe dla Beneficjentów zgodnie z zasadami określonym w pkt 7 powyżej.

8.3. Cele, na rzecz których Uczestnicy pokonują Kilometry – konkretni Beneficjenci – zostaną wskazane – po zakończeniu programu przez Komisję.

8.4. Łączna kwota do rozdysponowania w ramach Kwot wsparcia wypracowana przez Uczestników danej edycji Programu – nie może przekroczyć kwoty wskazanej w pkt. 7.4. powyżej.

8.5. Komisja wyróżni najbardziej aktywnych Uczestników (liderów) i przekaże nagrody, po ogłoszeniu wyników Programu w postaci Rankingu Końcowego w następujących kategoriach indywidualnych związanych z uprawianą dyscypliną:

8.5.1. Na kółkach – np. jazda na rowerze, hulajnodze, rolkach, deskorolce (wyróżniamy 2 uczestników – 1 kobieta i 1 mężczyzna – z największą całkowitą liczbą Kilometrów)

8.5.2. Na nogach – np. bieganie, spacery, marsz, szybki chód, łyżwy, narty (wyróżniamy 2 uczestników – 1 kobieta i 1 mężczyzna – z największą całkowitą liczbą Kilometrów)

8.5.3. Mieszane – np. jazda na rowerze + spacery (wyróżniamy 2 uczestników – 1 kobieta i 1 mężczyzna – z największą całkowitą liczbą Kilometrów) Oraz w kategorii zespołowej/rodzinnej:

8.5.4 Zespołowa/rodzinna – w dowolnie uprawianej dyscyplinie jw. w pkt. 8.5.1-8.5.3 (na kółkach, na nogach, mieszane) – wyróżniamy 1 Uczestnika zespołowego/rodzinnego z największą całkowitą liczbą Kilometrów).

8.6. Nagroda, o której mowa w pkt 8.5. nie przysługuje liderowi danej kategorii, jeśli w edycji Programu bezpośrednio poprzedzającej aktualną edycję uzyskał już nagrodę. W sytuacji, o której mowa w zdaniu poprzednim:

8.6.1. nagroda będzie przypadać w ramach danej kategorii – osobie, która uzyskała kolejną, największą całkowitą liczbę Kilometrów;

8.6.2. lider danej kategorii zachowuje uprawnienie, o którym mowa w pkt 8.10.

8.7. Uczestnik sam decyduje, do której kategorii zostanie przypisany podczas składania Formularza sprawozdawczego. Wybiera jedną z kategorii spośród wymienionych w pkt. 8.5.1 – 8.5.4. Przypisania dokonuje samodzielnie podając całkowitą liczbę Kilometrów w ramach danej Aktywności przypisanej do ww. kategorii. Uczestnik nie może być jednocześnie Uczestnikiem zespołowym/rodzinnym oraz uczestnikiem indywidualnym.

8.8. Informacje o wynikach oraz o Uczestnikach, którzy uzyskali najlepsze wyniki w ramach danej kategorii zostaną podane przez Organizatora w terminie do czterech tygodni od zakończenia danej edycji Programu na podstawie Formularzy sprawozdawczych dostarczonych przez Uczestników, poprzez wybrane kanały komunikacyjne Organizatora. Jednocześnie można być liderem wyłącznie jednej kategorii, o których mowa w pkt. 8.5 – tej która jest korzystniejsza dla Uczestnika.8.9. Wszyscy Uczestnicy, którzy przekażą co najmniej 100 Kilometrów do wspólnej puli Programu danej edycji, będą mieli automatyczną możliwość wskazania jednej rekomendowanej przez siebie placówki, spełniającej warunki, o których mowa w pkt. 7.1., po zalogowaniu na Koncie Użytkownika. Placówki te zostaną poddane kolejno pod głosowanie wśród Uczestników Programu danej edycji, te które uzyskają najwięcej głosów będą stanowić co najmniej połowę Beneficjentów Programu danej edycji wyłonionych przez Komisję. Wskazania rekomendowanych Beneficjentów, jak i głosowanie będzie realizowane na stronie dedykowanej Programowi o adresie www.acha.energa.pl. Wyniki wskazań Beneficjentów, jak również wyniki głosowania Uczestników na Beneficjentów, Organizator przekaże pod obrady Komisji.

8.10. Liderzy danej kategorii, o których mowa w pkt. 8.5 będą mieli możliwość wskazania rekomendowanego przez siebie Beneficjenta, spełniającego warunki, o których mowa w pkt. 7.1. i 7.2. Podmioty te w miarę możliwości znajdą się w finalnej liście Beneficjentów – Partnerów CSR.

8.11. Niezależnie od Rankingu Końcowego, o którym mowa w pkt 8.5. – Organizator może informacyjnie publikować w trakcie trwania danej edycji Programu rankingi okresowe (np. miesięczne).

 

9. Ochrona danych osobowych, wykorzystanie imienia i nazwiska oraz wizerunku

9.1. Zgłaszając udział w Programie, osoba składająca Formularz rejestracyjny wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwane „RODO”, wskazanych w tym formularzu. Dane przetwarzane będą w celach: rejestracji do Programu, pobierania danych o odbytej aktywności fizycznej z aplikacji, rozstrzygnięcia Programu, stworzenia fotorelacji z Programu, popularyzacji Programu.

9.2. Dane osobowe zawarte w Formularzu będą wykorzystywane przez Organizatora wyłącznie na potrzeby Programu (w tym na potrzeby publikowania wyników Programu).

9.3. Uczestnik dokonując zgłoszenia do udziału w Programie udziela Organizatorowi zgody do wykorzystania swojego imienia i nazwiska, adres email, nr telefonu oraz swojego wizerunku (utrwalonego przez Organizatora lub utrwalonego na nośniku przekazanym przez Uczestnika) na potrzeby promocji Programu we wszystkich mediach wewnętrznych, zewnętrznych Grupy ENERGA/ORLEN, w tym między innymi w Intranecie, Newsletterze, magazynie Orlen GO, portalach społecznościowych Facebook, YouTube, Twitter, Linkedin. Informujemy, że ma Pan/i prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody wyłącza uczestnika z dalszego udziału w Programie. Informujemy, że zdjęcia po publikacji w materiale prasowym nie będą podlegały usunięciu.

9.4. Klauzula informacyjna dla uczestników Programu „Aktywni Charytatywni” – zgodnie z art. 13 RODO informujemy:

a) Administratorem danych osobowych Uczestnika (ADO) jest Energa S.A.

b) Dane kontaktowe ADO to: al. Grunwaldzka 472, 80-309 Gdańsk.

c) Z inspektorem ochrony danych można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.ensa@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ADO.

d) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. a RODO, czyli w zakresie wyrażonej zgody na przystąpienie do konkursu oraz wykorzystanie wizerunku, rozstrzygnięcia Programu, utrzymania kontaktu z osobami biorącymi udział w Programie, rozliczenie Programu. Pozakończeniu Programu dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. F w celu archiwizacji dokumentacji, dochodzenia, ustalenia i obrony roszczeń.

e) Źródłem pochodzenia przetwarzanych danych będzie wypełniony przez Państwa Formularz rejestracyjny oraz Formularz sprawozdawczy

f) Kategorie pozyskanych odnośnych danych: dane o użytkowniku (imię / nazwisko / mail/ nr telefonu) oraz dane dotyczące aktywności fizycznej (rodzaj treningu, miejsce treningu, przebyte kilometry, czas i termin treningu)

g) Odbiorcą danych osobowych mogą zostać:

i) Grupa Orlen w tym ENERGA S.A. wraz z podmiotami powiązanymi,

ii) uprawnione organy i instytucje publiczne,

iii) podmioty, którym Organizator powierza do przetwarzania dane osobowe,

iv) podmioty świadczące usługi informatyczne oraz serwis i utrzymanie obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez Organizatora,

v) podmioty świadczące usługi obsługi prawnej,

vi) użytkownicy oraz odbiorcy nośników, w których publikowane będzie rozstrzygnięcie konkursu oraz materiał prasowy relacjonujący działania z Programu, w tym: Intranet, portale społecznościowe Facebook, YouTube, Twitter, Newsletter Energa Grupy Orlen, magazyn Orlen GO,

h) Dane osobowe Uczestników, poza danymi opublikowanymi w materiałach prasowych, zostaną usunięte z bazy Organizatora w ciągu 1 roku od zakończenia danej edycji Programu.

i) Uczestnik ma prawo do:

i) dostępu do swoich danych osobowych,

ii) sprostowania lub zmiany swoich danych osobowych,

iii) żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych,

iv) sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych Uczestnika;

v) przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,

vi) cofnięcia zgody w dowolnym momencie, co pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,

vii) żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli nie zachodzą przesłanki wyłączające wskazane w art. 17 ust. 3 RODO.

j) Informujemy o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego. W Polsce organem takim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9.5. Klauzula informacyjna dla Beneficjentów Programu „Aktywni Charytatywni” – zgodnie z art. 14 RODO informujemy:

a) Administratorem danych osobowych Uczestnika (ADO) jest Energa S.A.

b) Dane kontaktowe ADO to: al. Grunwaldzka 472, 80-309 Gdańsk.

c) Z inspektorem ochrony danych można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.ensa@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ADO.

d) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. przyznanie wsparcia Beneficjentom, rozliczenia Programu, archiwizacji dokumentacji, dochodzenia, ustalenia i obrony roszczeń.

e) Źródłem pochodzenia przetwarzanych danych jest Uczestnik

f) Kategorie pozyskanych odnośnych danych

g) Odbiorcą danych osobowych mogą zostać:

i) Grupa Orlen w tym ENERGA S.A. wraz z podmiotami powiązanymi,

ii) uprawnione organy i instytucje publiczne,

iii) podmioty, którym ADO powierza do przetwarzania dane osobowe,

iv) podmioty świadczące usługi informatyczne oraz serwis i utrzymanie obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ADO ,

v) podmioty świadczące usługi obsługi prawnej,

h) Dane osobowe Uczestników zostaną usunięte z bazy ADO w ciągu 1 roku od zakończenia danej edycji Programu.

i) Uczestnik ma prawo do:

i) dostępu do swoich danych osobowych,

ii) sprostowania lub zmiany swoich danych osobowych,

iii) żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych,

iv) sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych Uczestnika;

v) przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,

vi) żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli nie zachodzą przesłanki wyłączające wskazane w art. 17 ust. 3 RODO.

j) Informujemy o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego. W Polsce organem takim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

10. Postanowienia końcowe

10.1. Wszystkie kwestie nieuregulowane Regulaminem powinny być uzgadniane i rozstrzygane przez Organizatora.

10.2. Regulamin dostępny jest między innymi w Intranecie Grupy Energa pod adresem http://intranet.energa.pl, w siedzibie Organizatora oraz na stronie dedykowanej Programowi o adresie www.acha.energa.pl.

10.3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu w każdym czasie. Zmiana Regulaminu będzie skuteczna z chwilą jej opublikowania w Intranecie Grupy Energa oraz na stronie dedykowanej Programowi o adresie www.acha.energa.pl. Niezwłocznie po ogłoszeniu zmiany Regulaminu, Organizator powiadomi uczestników o tej zmianie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Uczestnik, który nie zgodzi się na zmienioną w ten sposób treść Regulaminu ma prawo do złożenia rezygnacji z udziału w Programie.

10.4. Uczestnikowi nie przysługują żadne świadczenia od Organizatora lub innych spółek Grupy Energa związane z uczestnictwem w Programie.